Delle volte ne vale la pena. Anche se è difficile, vale la pena rivedere il proprio sistema di lavoro ed adeguarsi a strumenti più moderni, non tanto (o meglio non solo) per tenersi al passo con la tecnologia ma anche, e soprattutto, per essere più efficienti.
Un metodo di lavoro si acquisisce nel tempo. Ognuno, nel proprio piccolo, ricerca una soluzione per ogni problematica che si frappone fra lui – l’utente – e il risultato che si è preposto di ottenere. Ricerca l’ottimizzazione dei tempi, affina le tecniche, utilizza ordini e procedure che giudica più validi, più sicuri e più veloci.
Si pensi al copia-incolla all’interno di WORD, per esempio, un’operazione che si esegue decine di volte in un giorno: alcuni usano i comandi da tastiera (CTRL+C e CTRL+V), altri il menu contestuale che appare cliccando il tasto destro del mouse e altri ancora scelgono il menu modifica dell’applicativo. Tutte le soluzioni portano al medesimo risultato e, anche se la prima è più veloce, per chi è abituato ad usarne un’altra cambiare risulterà difficile.
Le abitudini creano i metodi e i metodi sono comodi e in qualche modo “rilassanti” perché ci aiutano a non distogliere l’attenzione da quello che stiamo facendo. È principalmente per questo motivo che si è sempre riluttanti a variarli.
D’altronde, ce l’ha insegnato Charles Duhigg nel suo scritto “La Dittature delle Abitudini”, la maggior parte delle scelte che compiamo ogni giorno non sono frutto di riflessioni consapevoli bensì di abitudini. E benché, singolarmente prese, non abbiano grande significato, nel loro complesso le abitudini influenzano enormemente la nostra salute, il nostro lavoro, la nostra situazione economica e la nostra felicità.
Ma ci sono dei momenti, si diceva, in cui vale la pena fare un piccolo sforzo e provare a metterlo in atto, quel cambiamento, perché si comprenderà che quello scalino, almeno una volta superato, non era poi così alto come parso all’inizio e, in fondo, anche il nostro metodo non è variato così tanto: anzi è inequivocabilmente migliorato, tanto che non siamo più disposti a tornare indietro e ci sembra assurdo aver sempre lavorato in modo diverso.
Il passaggio al cloud è proprio uno di quei momenti in cui le abitudini vanno “spezzate”.
Il cloud (o se proprio volete la nuvola) consiste, in parole povere, nel conservare i dati non solo sull’hard disk locale ma anche in un server esterno collegato via internet e accessibile solo a noi attraverso delle credenziali di accesso. I nostri file e le nostre cartelle, una volta salvati, saranno sincronizzati purché sia presente una connessione e, se questa non è disponibile, si sincronizzeranno alla prima occasione.
Vediamone i vantaggi principali.
Sicurezza. Il peggior incubo per chi usa il PC nella propria attività è perdere tutti i dati. Un guasto, un furto, un incidente e tutto il lavoro di giorni o persino di mesi finisce in fumo. Se siamo tra i più virtuosi probabilmente abbiamo un backup però, altrettanto verosimilmente, il backup risale a qualche settimana prima o magari è vecchio di qualche mese. Con il cloud il problema non si pone. Si compra un PC nuovo, si scarica l’applicativo, username e password et voilà! – i nostri dati ci sono tutti, sino all’ultimo file, giusto il tempo del download.
Accessibilità. Se si lavora da luoghi diversi non è più necessario portarsi dietro il notebook per avere con sé il proprio lavoro. Tutti i PC saranno sempre sincronizzati e quando si salva un file dal PC dell’ufficio, questo sarà presente ad esempio anche nel PC di casa, nello smartphone, nel notebook e nel tablet. E non solo, ma vi si potrà comunque accedere da qualsiasi dispositivo, anche non di proprietà, collegandosi direttamente via internet allo spazio cloud personale.
Per un’attività come la nostra, in cui ci troviamo spesso in “mobilità”, il poter consultare i nostri file da qualsiasi dispositivo non è cosa da poco.
Condivisione. Il cloud offre la possibilità di creare delle cartelle condivise e decidere chi può partecipare e chi, tra questi, può modificare o solo visualizzare i dati. Questo sistema di lavoro consente di rendere disponibili ai collaboratori documenti anche di grandi dimensioni, praticamente in tempo reale e offrendo di fatto una nuova opportunità di lavoro prima del tutto inesistente. E’ il tema, assai attuale, del knowledge management e della knowledge sharing.
Naturalmente qualche svantaggio c’è. Primo fra tutti la privacy. Chi offre i servizi di questo tipo ha accesso a tutti i nostri documenti e non possiamo avere alcuna garanzia sull’uso che ne può essere fatto anzi, in alcuni casi, le società di clouding sono state accusate di essere partner di PRISM, il software statunitense che di fatto spia web e telefoni. La soluzione c’è, consiste nel crittografare i dati, ma qui le cose si fanno più complesse e la relativa tecnologia ad oggi non è ancora così diffusa.
Poi, ma questo consiglio è sempre valido, occorre utilizzare sempre una password un po’ robusta, e non come spesso accade il nome del proprio figlio o del proprio cane. Una buona pratica è quella di utilizzare le iniziali di una canzone, di un proverbio o di una poesia seguite magari da un numero e da un segno di punteggiatura. Ad esempio una password come LNAGICPSESIMUEBIM; potrebbe sembrare impossibile da ricordare ma in realtà deriva dalle iniziali di una nota poesia (La Nebbia A Gl’Irti Colli Piovigginando Sale, E Sotto Il Maestrale Urla E Biancheggia Il Mar;).
Altro svantaggio è la connessione ad internet. La banda larga è oggi una realtà (pur se il nostro paese è purtroppo anche in questo caso fra gli ultimi in Europa), ma se si pensa di trasferire una grossa mole di dati (ad esempio un archivio fotografico o peggio ancora dei filmati) si devono fare un po’ di conti. Con una connessione media, attiva 24 ore su 24, per trasferire 100 Gigabyte ci vogliono 10 giorni mentre se si dispone di una connessione su fibra ottica a 10 Megabit in upload, sono sufficienti 24 ore.
Oggi le società di cloud storage sono tantissime e i prezzi sono più o meno allineati. Le principali sono Dropbox, Google Drive e Microsoft Onedrive. Tutte offrono uno spazio gratuito (sino a 15 Gigabyte) e contratti da 100 Gigabyte a meno di due euro al mese oppure da 1 Terabyte (1000 Gigabyte) a meno di dieci euro. Con l’abbonamento a Microsoft Office 365 (meno di 100 €/anno), 1 Terabyte di spazio cloud è incluso nel prezzo.
Iniziare come detto è facilissimo. È sufficiente accedere al sito internet del fornitore che si è scelto, creare un account, scaricare il programma e installarlo sul proprio dispositivo. Verrà creata una nuova cartella e tutto ciò che si troverà all’interno sarà in cloud. Tutto qui.
Lo stesso concetto si può applicare alla posta elettronica, in modo tale che si possano consultare da qualsiasi dispositivo tutte le email trasmesse e quelle ricevute (quindi non solo le email trasmesse e ricevute da quel terminale): si tratta di Gmail (o di Google Apps nel caso di utilizzatore professionale), ma di questo tratteremo nel prossimo numero insieme ad altri software che possono supportarci nella nostra attività quotidiana.
Massimo Ferro
